효과적 업무를 위한 이메일 사용, 정리법

『햄스터 혁명』은 2007년에 나온 책입니다. 이 책에서는 블랙베리 지급으로 인해 언제 어디서나 업무에 시달려야 하는 직장인들을 위해, 정보관리를 어떻게 하면 업무가 나아지는 지, 그 방법을 다루고 있습니다.

직장인들에게 이메일은 업무를 위한 주요 도구이자, 엄청난 스트레스를 주는 원흉입니다. 대부분의 업무 지시와 관련 자료가 이메일로 오거든요. 이메일을 통한 의사소통은 그래서 중요합니다. 그런데 알고보면, 이 이메일을 주고 받다가 서로 내용이 꼬이는 경우가 은근히 많습니다…

…그리고 그건 그대로 업무 과부하로 이어지게 됩니다.
이런 상황을 조금이라도 극복할 방법은 없을까요?
이 책에 따르면 ‘있습니다’. 바로 1-2-3 이메일 용량조절법칙과 A-B-C 이메일 품질향상법칙, 정보코치, 그리고 COTA 정리법입니다.

우선 이메일량 자체를 줄이는 것이 필요합니다. 불필요한 메일 발송과 불필요한 답장을 줄이는 것 = 정보의 절대량을 줄이는 것, 1-2-3 이메일 용량 조절 법칙은 정보의 절대량을 줄이기 위해, 메일을 보내기 전에 스스로 물어봐야할 체크 리스트입니다. 정리하자면 다음과 같습니다.

■ 1-2-3 이메일 용량조절법칙

* 다시 말하지만 이 법칙은, 이메일을 남에게 보내기 전에 스스로 체크해 보는 질문들입니다. 나중에 익숙해지면 자동으로(?) 내 마음에서 작동하겠지요?

1. 받는 사람에게 필요한 메일인가?

– 적절한 시점에 보냈는가

– 문제와 관련이 있는가

– 제대로 구성되어 있는가

2. 내용에는 문제가 없는가?

– 회사의 정책에 어긋나지 않는가?

– 필요한 정보를 담고 있는가?

– 불쾌감을 주지는 않는가?

3. 받는 사람을 제대로 지정했는가?

– 전체 답장을 꼭 할 필요가 있는 일인가?

– 주소록에서 정확히 선택했으며, 참조인도 정확하게 포함되었는가?

– 업무와 직접적인 연관이 있는 사람에게만 보내고 있는가?

그 다음 필요한 것은 이메일 내용을 정확하게 전달하는 것입니다. 그러기 위해선 장황한 글을 정리하고, 이해하기 쉽도록 메일을 써야만 합니다. 그래야 잘못전달되는 내용이 없고, 서로 불필요한 시간을 뺏기지 않습니다. 그를 위해서 제안되는 것이 바로 A-B-C 이메일품질향상법칙입니다.

■ A-B-C 품질향상법칙


1. 제목이 포함된 앞부분을 명확하게 하라

– 수신 : 업무를 실행해야 할 사원이나 팀

– 참조 : 제3자

– 제목 : 목적에 따라 실행인지, 정보인지, 요청인지, 확인인지, 전달인지를 명확하게 한다. 설명적인 성격의 제목을 달되, 그 제목이 메세지의 목적을 나타내야 한다.

– 첨부 : 적당량의 첨부문서만을 보고, 그 첨부에 대해 설명하라

ex) 제목 : 요청사항 – 5월 15일까지 XX 사업에 대한 기획서 작성을 부탁드립니다.

2. 본문을 에세이처럼 쓰지 말고, 몇 개의 단락으로 정리하라

– 간단하면서도 따뜻한 인사

– 간략하면서도 명백하게 적힌, 이메일을 받는 사람에게 요구하는 것 :
특별한 시행규칙, 이메일을 보낸 목적, 답장을 보내주길 원하는 응답시한, 전후 사정에 대한 설명

– 그런 요청을 하게된 배경 :
명확하고 간결하고 적절하게, 핵심요점과 수치로 표현, 명확하고 확실한 단락 제목

– 마무리 : 기타 세부적인 것들 정리, 서명

서로에게 이메일 코치가 되자

그런데 과연, 혼자서 이렇게 체크를 해봤자 소용이 있을까요? 이메일은 ‘서로’ 주고받는 내용입니다. 나 혼자 잘 보낸다고 끝나는 것이 아니죠. 상대방도 내게 잘 보내주지 않으면 안됩니다. 그래서 필요한 것이 바로 이메일 코치입니다. 먼저 자신이 알고 있는, 그러니까 위에 적은 것 같은 내용을 공유하고… 사람들에게, 내가 보낸 메일이 이해하기 어려운 점은 없는지, 지적해 달라고 부탁해 보세요. (응?)
내가 당신의 이메일 코치가 되겠다-라고 해봤자, 누군들 그거 좋아하겠습니까. -_-; 대신 먼저 부탁하는 겁니다. 내가 잘못하고 있는 것은 없는지 알려달라고. 그런 다음 자신을 돌아보고, 자신이 자주 메일을 보내는 사람들과도 얘기를 나눠보세요. 그러면서 서로 정보를 나누고, 서로 이메일 사용 습관을 고치는 겁니다.
잘 되셨나요? 축하드립니다. ^^
그런데 아직도 끝이 아니랍니다.
자- 이제 꼭 필요한 사람에게, 정확한 내용을 담아서 이메일을 보낼 수 있게 되었습니다. 그런데 받은 메일은 어떻게 하시겠어요? 이메일은 그대로 업무를 위한 자료이기도 하거든요. 그래서 언제 어디서나 쉽게 찾아볼 수 있도록, 그 내용을 정리해둬야 합니다. 그를 위해 제안되는 것이 바로 COTA 법칙입니다.

대부분 비지니스에서 사용되는 동일한 4가지 폴더 – COTA
COTA는 고객(Clients), 생산물(Output), 팀(Team), 행정(Admin)의 머릿글자만을 따서 만들어진 말입니다. 이 책의 지은이들이 지금까지 컨설팅을 해오면서, 어느 사업에서도 동일하게 사용되는 것으로 파악된 4가지 폴더의 이름이기도 합니다. 신기하게도, 어떤 사업을 하는 사람들이라도, 이 4가지 유형의 폴더를 사용하고 있었다고 합니다.
비밀은 바로, 이 COTA가 비지니스 프로세스 -_-; 라는 사실에 있습니다. 고객(C)이 회사에 의뢰(A)를 하면, 회사는 그 업무 처리를 팀(T)에게 지시하고, 그 팀이 생산한 결과물(O)을 다시 고객(C)에게 제공합니다. 아주 간단한 현대 사회, 비지니스 프로세스죠. 여기에 개인적인 자료(P)를 담을 수 있는 폴더를 포함하면, 실제로 대부분의 자료가 분류된다고 합니다.
다시 살펴보면 이렇게 됩니다. 우선 고객(Clients)은 회사 내부, 또는 실제 고객이 됩니다. 우리는 회사 윗 선 -_-이나 다른 팀에서 업무를 의뢰받고, 그 일을 하게 됩니다. 다시 말해 고객 = 우리에게 일을 맡기는 사람이나 조직-이 됩니다. 생산물(Output)은 맡은 업무를 실행해서 나온 결과-입니다. 앞서 말한 고객에게 제공하는 제품이나 서비스가 되겠지요.
팀(Team)은 말 그대로 내가 속해 있는 팀-이며, 사내 또는 팀내 의사 소통을 위한 자료들입니다. 회의록 같은 것들이 되겠네요. 행정(A)은 업무와 직접적으로 관련이 없지만, 처리해야 하는 자료들입니다. 사용한 경비 영수증이나 휴가 신청서(응?)나 그런 것들이지요. 그리고 이 4가지 폴더로 분류하면, 어지간한 업무용 자료는 다 분류될 수 있다고 하네요.

▲ COTA로 자료 폴더를 분류한 사례
이렇게 효과적인 이메일 작성과 그에 대한 피드백, 그리고 자료 정리 방법은 업무에 대한 혼선을 없애고, 일을 효과적으로 추진할 수 있도록 도와줍니다. 그리고 그 결과로 더 많은 개인 시간..을 얻을 수도 있겠지요. 이 책에서 제시된 내용은 매우 분명하고, 설득력이 있습니다.
….문제는 그것만 가지고는 별로 해결되지 않을 일이 많다는 것…-_-;; 이 책에서 얻을 수 있는 내용은, 딱 위에 정리한 내용 + 자잘한 팁-들입니다. 이 정도 방법론으로 인생이 바뀌는 것처럼 묘사되기 때문에 조금 짜증나는 구석 -_-;;이 있어서, 그리 추천하고 싶은 책은 아닙니다.
하지만 이 정도 방법이라해도, 업무에 도움이 될 것임은 분명합니다. 이메일로 잦은 의사소통이 이뤄지는 직장에 다니는 분들이라면, 한번쯤은 읽어보셔도 나쁘지 않을 것 같습니다. 참, 처음에 묘사되는 직장 풍경은.. 마치 스마트폰이 확대 보급되면, 딱 우리도 저모양 저꼴이 될 것 같아서… 후덜덜 거리며 읽었답니다. 책 전체를 통틀어 유일하게 -_-;; 리얼해요…

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