단숨에 읽어보는 시간 관리법

시간 관리의 비밀은 적당한 의욕을 불러일으키는 데 있다. 인생을 그저 재미없는 의무로 가득한 것으로 보는 사람은 의무를 잘 수행할 수 없을 것이다. 시간 관리에 능한 사람은 즐길 줄 아는 사람이다.

– 슈테판 클라인, 시간의 놀라운 발견, p234

시간이 남아도는 사람은 없습니다. 그리고 시계에 달린 초침은 우리의 의지와는 상관없이 언제나 돌아갑니다. 그런데도 엄마 친구 아들은 일도 하고 연애도 하고 잘 사는 것 같은데, 내 삶은 어수선하고, 항상 데드라인에 쫓기며, 지나고 나면 아무 것도 한 것이 없어 보일까요? 정답은 단순합니다. 우리를 둘러싼 시간의 흐름, 다시 말해 라이프 스타일에 뭔가 문제가 있기 때문입니다. 🙂

시간관리의 기본은 삶에 리듬을 만들고, 중요한 것과 덜 중요한 것을 걸러낼줄 알며, 필요한 것을 잊지 않고 해내는 것에 있습니다. 하지만 안다고 다 잘할 수 있는 것은 아니지요. 안그래도 시간 없는데, 시간관리에 관련된 책을 읽고 있을 시간을 따로 만들기도 힘들구요. 자- 그래서 준비했습니다. 단숨에 읽어보는 시간 관리법입니다.

라이프 스타일을 바꾸면 시간은 당신의 편

정리법, 시간관리법, 재테크 등등 모든 자기계발이란 이름이 붙은 종류의 방법에는, 한가지 공통점이 있습니다. 바로 ‘라이프 스타일을 바꿔야 모든 것이 바뀐다’-입니다. 사실 여기에는 그 어떤 꼼수도 허락되지 않습니다. 라이프 스타일을 바꾸지 않고 바뀔 수 있는 것은 아무 것도 없지요. 하지만 라이프 스타일만 바꿀 수 있다면, 시간은 항상 내 편이 되어줍니다.

그럼 시간관리를 위해 라이프 스타일을 어떻게 바꿀 수 있을까요? 여러가지 많은 도구들이 앞다퉈 내가 최고다-라고 주장하고 있지만, 그 근본은 언제나 ‘기록’입니다. 기록이 중요한 이유는, 인간의 뇌는 그때 그때 눈 앞에 떨어진 것만 먼저 생각하도록 디자인 되어 있기 때문입니다.

사실 모두 아실거에요. 아무리 “오늘 할 일은 이거야!” 라고 아침 일찍 출근해 생각해 놔도, 상사에게 “이것 좀 먼저 처리해줘!”라는 부탁이 들어오면 꼼짝할 수 없다는 것을요. 그리고 그렇게 들어오는 요청 사항을 먼저 처리하다보면, 왠지 하루가 허무하게 다 지나가 있지요. 그리고 나에게 주어진 것은 언제나 당연한 듯 여겨지는 야근…ㅜ-ㅜ

이런 불행한 상황이 반복되는 것을 막기 위해서라도, 이제 잠깐 시간을 내주셔야 합니다. 지금 A4 한장과 펜, 포스트잇을 들고 와주세요. 그리고 원을 하나 그립니다. 그 원은 바로 나입니다. 그 원 밑에 자신이 하고 있는 일에 따라 몇개의 원(보통 4개)을 더 그려주세요. 그 원 위에 이제 자신이 하고 있는 일을 써주세요. 기획자(또는 직장에서 자신이 맡고 있는 일), 남편(또는 아내, 아버지, 어머니, 아들, 친구), 취미생활(동호회, 종교), 그리고 기타(블로거, 자유기고가, 여행가 등등)-

자- 그리고 그 각각의 원 위에다 포스트잇을 이용해, 자신이 해야할 일, 하고 싶은 일을 적습니다. 당연히 그 역할 속에서 해야되는 일을 말한답니다. 내일까지 기획서 내기, 결혼기념일 선물 주기, 일주일에 한번씩 모임 나가기, 사흘에 한번은 블로그에 글 올리기- 등등 말이죠. 반복되는 일도 좋고, 지금 당장 해야할 일도 좋습니다. 역할에 맞게 색깔별로 구분해서 포스트잇을 붙이시는 것을 권합니다.

해야할 것을 먼저 정리하자

이렇게 모인 포스트잇들이 바로 내가 해야할 일들입니다. 그리고 그 포스트잇들을 한군데에 다 모읍니다. 이제 무엇을 할지 떠오르시죠? 🙂

예, 선택의 시간이 다가왔습니다.

우선 해야할 일은 당장 처리할 수 있는 것과 나중에 처리해도 되는 것을 결정하는 겁니다. 쉬운 것 같으면서도 굉장히 어려운 일이랍니다. 우리는 은근히 결정하는 것에 익숙하지 않거든요. 그래도 해야 합니다. 이런 결정을 그때그때 내릴 줄 아는 것이 바로, 첫번째 라이프 스타일의 변화니까요.

결정을 내리셨나요? 그럼 이제 당장 처리할 것들 중에서 또 골라봅니다. 5분안에 처리할 수 있는 일, 중요한 일, 급하긴 하지만 중요하진 않은 일로. 5분안에 처리할 수 있는 일은 지금 당장하세요. 중요한 일은 컴퓨터 모니터 옆이나 노트에 주루룩 붙여놓습니다. 가급적 다섯개는 안넘어가는 것이 좋고, 한 두개 정도가 제일 적당하답니다. 그런 다음 당장 급하진 않지만 중요한 일들은 눈에 잘 보이는 곳에 주루룩 붙여둡니다.

그럼 급하지만 중요하지 않은 일들은? 5분안에 처리하지 않아도 될 일들은, 일단 붙여두세요. 중요한 일을 먼저하고 자투리 시간에 처리하기 위해서입니다. 중요하지도 않고 급하지도 않은 일은, 그냥 버리시면 됩니다. 🙂 그리고 그렇게 붙어있는 포스트잇을 보면 알 수 있습니다. 내가 내 삶에서 맡고 있는 역할 가운데, 어떤 역할을 더 중요하게 생각하고, 더 많은 자원을 투자하려고 하고 있는 지를.

어떤 분은 의외로 업무에 투여하는 일이 적다는 것에 놀라실지도 모르고, 어떤 분은 가족들을 위해 전혀 시간을 안내고 있다는 사실을 알게될지도 모릅니다. 어떤 사람은 여행을 좋아하면서도 몇년이나 여행을 못가고 있었다는 사실을 깨달을 수도 있겠지요. 그렇게 발현하는 불균형을 맞춰나가시는 것도, 매우 중요한 일입니다.

그리고 그렇게 붙어진 포스트잇은, 매일 아침 출근하면서 반드시 되풀이해서 체크해 보셔야 한답니다. 그럼 보이게 됩니다. 중요하다고 생각하는데 몇 달이나 하고 있지 않은 일들, 필요없다고 생각했는데 반복해서 나타나는 일들이. … 그럴때는 바로, 다시 중요도 조정을 해주셔야 합니다. 🙂

시간관리를 위한 5가지 팁

이제 해야할 일이 보이시나요? 그렇지만 이것으로 끝은 아닙니다. 사실 이 다음부터는 스스로 만들어나가야 하지만… 좀더 구체적인 방법이 궁금하신 분들을 위해, 제가 사용하는 몇가지 팁을 알려드리겠습니다.

웬만하면 한 군데에 기록하자
: 탁상 달력이나 다이어리 노트도 좋고, PDA나 휴대폰을 이용해도 좋습니다. 하나의 도구를 결정하고, 그 도구에 일정을 모아서 기록하는 것이 중요합니다. 절대 머릿속으로만 기억하지 마세요. 언젠가는 뒤죽박죽이 됩니다. 하나에 기록하고 그것을 계속 다시 들여다볼 때, 좀더 삶을 콘트롤 할 수가 있답니다.
좋은 도구를 활용하자
: 하나에 기록하기 위해서는 자신에게 맞는 도구를 잘 선택해야만 합니다. 밖에 돌아다닐 일이 많다면 PDA나 휴대폰, 다이어리가 적당합니다. 직장에 앉아서 일하는 시간이 길다면 포스트잇 프로그램이나 구글 캘린더 같은 웹캘린더를 사용하시면 편합니다. 저는 구글 캘린더에 일정을 기록하고, 인포먼트란 아이팟 터치용 프로그램을 이용해서 구글 캘린더의 내용을 동기화 시켜서 들고다닙니다.
일정은 하루에 한두개로
: 많은 할 일 목록을 주루룩 적어놓고 사시는 분들도 있습니다. 그렇지만 하루에 할 일은 한두개로 압축하는 것이 좋습니다. 꼭 해야할 일은 하루에 한두개도 솔직히 많습니다. 이것저것 다해야지 욕심 부리기보다, 오늘 이것만큼은 꼭 해야지-하는 일에 집중하세요. 🙂
일 처리 시스템을 만들자
: 중요하지는 않지만 반복해서 처리해야만 하는 일들이 있습니다. 이메일 확인이라던가, 전화라던가, 그 밖에 정보를 확인하는 일입니다. 이럴 때는 몇시부터 몇시까지 이 일을 처리하겠다-라는 식의 시스템을 만드세요. 라이프 스타일에 리듬을 부여한다고 해야할까요. 예를 들어 아침에 출근하면 커피 한잔과 함께 이메일 체크, 답장을 보내고, 그 날 꼭 해야할 일을 몇가지 정리하고, 업무에 들어간다- 이런 식으로요.
일 할 때는 한가지에만 집중하자
: 일이든 뭐든 좋습니다. 그 일을 할 때에는 그 일에만 집중하는 것이 좋습니다. …에, 그러니까, 거기 계신 그 분, 어여 트위터랑 메신저 끄세요!! (응?) 🙂
웹서핑이나 휴대폰, 문자, 트위터등은 시간을 잡아먹을 뿐만 아니라, 집중을 방해하는 괴물들입니다. 일할때는 꼭, 그 하고 있는 일에만 집중하고, 나머지 갑자기 떠오른 생각이나 일은 포스트잇에 일단 적어서 붙여두세요.