메모지 두 장으로 끝나는 초간단 시간/할일 관리법

얼마 전 후배가 비싸고 큼지막한 다이어리를 샀습니다. 자신이 하는 일에 맞춰서 나온 다이어리라면서, 이번엔 한번 제대로 활용해 보겠다고 이를 갈고(?) 있더군요. 물론 압니다. 녀석이 그 다이어리를 1/10도 채우지 못할 거라는 것을요. -,.- 지금껏 다이어리 자랑 한 두번 들은 것이 아니었거든요.

플랭클린 플래너, 스마트 플래너, 리더쉽 오거나이저를 비롯해 수많은 기능성(?) 다이어리들은 참 많이 나와있습니다. 그에 대한 책과 강의 과정도 부지기수입니다. 하지만 많은 사람들은 그 다이어리를 끝까지 쓰지 못하는 경우가 많습니다. 일단 무겁고, 번거롭고, 다이어리를 채우는 과정 자체가 노동이 되기 때문입니다.

반면 영업일을 하시는 분들이 아닌 다음에야, 현장에서 뛰어다니는 분들의 할일/일정 관리 수첩은 의외로 단촐한 경우가 많습니다. 언제 어디서라도 쉽게 들고다니며, 생각난대로 바로 기록하기 위해서는 그 방법이 최선이기 때문입니다. 이번에 소개해 드릴 방법은 그 가운데, 요즘 제가 쓰고 있는 방법입니다.

바로, 메모지 2장으로 모든 것을 해결하는 시간/할일 관리법입니다.

* 전 기본적인 시간 관리는 2주 단위를 기본으로, 구글 캘린더 + 스마트폰 연동으로 확인합니다.
이 부분은 감안하시고 읽어주세요. ^^

▲ 요즘 주머니속에 지갑과 항상 함께 있는, 리더십 오거나이저 메모패드.
블로거 아우크소(AUXO)님에게 받은 선물입니다.

…연필은 홍대앞 ergo 커피숍가면 공짜로 받을 수 있는 몽당연필

이 시간/할일 관리법의 기본은 간단합니다. 적는다-확인한다. 딱 두 단계로 이뤄져 있습니다. 기본적으론 PDCA(Plan-Do-Check-Act)를 따르고 있습니다만- 거기까지는 생각하지 않으셔도 됩니다. 최대한 간단하게, 그러면서도 빼먹지 않고 할 일을 하는 것이 이 방법의 기본이니까요.

자- 그럼, 우선 줄이 쳐져 있는 메모지 2장을 준비해 주세요. 전 메모패드에 넣은 메모지를 하루에 2장씩 사용하는 방법을 쓰고 있습니다. 리더쉽 오거나이저 메모패드를 사용하기 전에는 로디아 메모 패드를 사용했습니다. 편의상 이 두장을 A와 B라고 부르겠습니다.

① 하루 일정 관리용 메모지 – A

제가 쓰는 메모지는 15칸이 그려져 있습니다. 2칸을 한 시간으로 잡고 시간을 적으면, 딱 8시간 분량이 나옵니다. 직장에 다니시는 대부분의 분들은 8시간 이상 일하시겠지만, 일단 그 부분은 제외하고 얘기하겠습니다. (필요하시면 한 장을 더 스케쥴 용으로 쓰셔도 됩니다.)

이 메모지에 적는 것은 그 다음 날의 일정입니다. 세세하게 하루를 계획하는 것이 아니라, 러프하게 몇시에는 어떤 일을 하고(예를 들어 기획서 쓰기), 몇시부터 이동, 몇시에 어디에서 미팅- 뭐 이런 것들을 기록합니다. 뜻대로 되지 않는 것이 인생이지만, 이렇게 하루 일과를 미리 계획해 놓으면, 그 다음날 행동이 편해집니다.

단, 개인적인 경험에 의하면, 오전에 하나, 오후에 2개, 저녁에 1개…정도의 약속이 최대치입니다. 그 이상 잡으면 상당히 하루가 피곤해 지더라구요.

② 할 일 관리용 메모지 – B

다른 한 장은 다음 날 할 일을 결정하는데 사용합니다. 당장 해야할 일은 위에서부터 적고, 천천히 해도 되는 일은 아래에서 올라오며 적습니다. 원래는 포스트잇 북마크-를 사용하는 것이 편하고 좋은데, 요즘 하루에 해야할 일이 많아지다 보니 포스트잇을 쓰기가 어려워지네요(포스트잇 북마크 한 장 한 장이 면적을 차지합니다.) 그러다 보니 결국 한줄에 하나씩 적고 있습니다.

일단 쭉- 적어놓은 다음, 그 중에서 중요한 일은 동그라미를 쳐서 표시합니다. 일이 끝나면 북북 -_-; 두 줄을 그어 지워버리구요. 이게 은근히 쾌감(?)이 있습니다. 보통 할 일의 최대치는 8개 정도…가 되더군요. 사실 간단한 것들을 빼면, 큰 건으론 하루에 3-4개만 해도 많이 일하는 거라고 생각합니다. 하루에 블로그에 글을 8개씩 쓴다고 생각해 보세요..

자- 끝입니다. 간단하죠? ^^ 그런데, 이런 두가지 메모만 해도 하루가 생각보다 많이 달라집니다. 충실히 살았구나-하고 느껴진달까요. 여기서 핵심은 일단 적는 것-입니다. 일정과 할 일을 눈에 보이게 적어두고, 확인하고, 하루라는 시간 속에 배치하는 것. 아참, 그리고 마지막 하나가 더 있습니다.

바로, 체크-

그 다음날 일정을 기획하기 전에, 그날 썼던 메모지를 보면서 체크하는 시간을 가지게 됩니다. 보통 자신이 생각했던 것보다 훨씬 적게 일을 했을 겁니다. 저는 오늘 할 일에 썼던 것들 중, 2/3만 했어도 다행이더라구요. 자잘한 일든은 빼고지만(적기는 다 적어야 합니다. 반드시). 그리고 보통, 자신이 생각했던 것보다 2배정도 시간이 걸리는 것이 보이실 겁니다.

그 다음, 다음날 할 일 목록에 그날 못했으나 내일이라도 꼭 해야하는 것과, 언젠가 해야할 것들을 옮겨적습니다. 옮겨적으면서, 실제로 사용된 시간과 비교해 일을 실제 할 수 있는 수준으로, 가급적 줄여나가야만 합니다. 보통, 일이 몇가지 없는 것이, 그날 자신이 해야할 핵심 과제에 집중할 수 있도록 해주더라구요. 그리고 정리가 끝난 메모는 버립..니다. (스캔 받아두면 좋겠지만..)

어떤가요? 정말 간단하죠? 메모패드가 없어도 괜찮습니다. 근처에 굴러다니는 메모지 딱 2장이면 바로 실행할 수 있습니다. 메모지 2장 마저 버거우면, MS 오피스 아웃룩에서 하루 일정을 출력해서 사용하셔도 됩니다. A4 용지 크기이니, 평소엔 두번 정도 접어서 주머니에 넣고 다니다가 그때그때 꺼내서 확인하면 좋습니다.

어쨌든 중요한 것은, 할 일을 계획하고, 실행하고, 그것을 확인/ 반성하는 것이니까요.

농담이 아니고, 정말 생각보다 강력합니다. 그리고.. 일단 상당히 편합니다. 오늘부터라도 당장 해보시면, 꽤 쓸만하다고 여기실거에요. 몇만원짜리 기능성 다이어리들보다 더 요긴하다고.

* 메모/발상등은 별도의 노트/앱을 이용합니다.

* 메모지가 아닌 앱-을 이용해서도 가능합니다. 초간단 할일/시간 관리 앱에 대해선 다음에 포스팅하겠습니다.

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